Política de tratamiento de datos personales

PropIA trata datos personales en dos calidades:

• Como Responsable, respecto de los datos de sus usuarios (notarías y su personal): nombre completo, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, datos de la notaría y datos de uso del servicio. Finalidad: crear y administrar la cuenta, prestar el servicio, facturar, dar soporte y mejorar el producto. El documento de identidad se recoge para identificar al titular de la cuenta y respaldar la relación contractual del servicio.
• Como Encargado, respecto de los datos contenidos en los documentos que las notarías cargan (datos de sus clientes). Esos datos se tratan por cuenta e instrucción de la notaría, que es su Responsable.

Extraer datos de los documentos, generar señales de revisión y producir borradores. No se usan para finalidades propias, publicidad, cesión ni venta.

Los archivos cargados se eliminan de los servidores tras el análisis. Se conservan únicamente los datos extraídos y las señales, mientras la notaría mantenga su cuenta o hasta que solicite su supresión. Los borradores generados no se almacenan.

El servicio opera sobre proveedores en la nube ubicados fuera de Colombia (alojamiento, base de datos y procesamiento de inteligencia artificial). Al usar PropIA, el usuario conoce y acepta esta transmisión internacional, que se realiza con proveedores que ofrecen niveles adecuados de seguridad y únicamente para prestar el servicio.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y solicitar supresión cuando proceda.

Los clientes de una notaría deben ejercer sus derechos ante la notaría, que es la Responsable; si se dirigen a PropIA, su solicitud será remitida a ella.

2026prop.ia@gmail.com. Las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a la ley.

Control de acceso autenticado, aislamiento de la información por cliente, cifrado en tránsito, eliminación automática de archivos y credenciales restringidas.

Los cambios sustanciales se comunicarán por la aplicación o por correo electrónico.